Uniwersytet w Jyväskylä zakończył migrację swojego systemu poczty elektronicznej, a wszyscy studenci korzystają teraz z Outlooka zamiast Gmaila. Pomimo początkowego sceptycyzmu, ta zmiana ostatecznie okazała się bardzo korzystna. Połączenie systemów studentów i wykładowców znacznie usprawniło komunikację, a integracja z Microsoft 365 stała się możliwa.
Choć początkowo proces logowania był trudny, ostatecznie stał się płynny. Studenci mogą uzyskać dostęp do nowego panelu poczty elektronicznej, odwiedzając stronę outlook.jyu.fi i wprowadzając swoją nazwę użytkownika, która powinna być w formacie nazwa_użytkownika@jyu.fi.
Tabela Informacyjna
| Informacja | Szczegóły |
|---|---|
| Instytucja | Uniwersytet w Jyväskylä (Jyväskylän yliopisto) |
| Usługa | Migracja poczty studenckiej do Microsoft Outlook 365 |
| Poprzednia platforma | Gmail (konto studenckie) |
| Nowa platforma | Outlook (http://outlook.jyu.fi) |
| Logowanie | login w formacie username@jyu.fi + stare hasło |
| Zabezpieczenia | Microsoft MFA – uwierzytelnianie wieloskładnikowe |
| Aplikacja mobilna | Outlook na Android i iOS |
| Powód zmiany | Ujednolicenie systemu z kadrą, większe bezpieczeństwo, lepsze narzędzia |
| Termin migracji | Rozpoczęcie maj 2023, zakończenie 2024 |
| Źródło | jyu.fi |
Chociaż początkowo istniały pewne zastrzeżenia co do obowiązku korzystania z uwierzytelniania wieloskładnikowego (MFA), obecnie jest ono uważane za niezwykle skuteczny środek bezpieczeństwa. Studenci zdają sobie teraz sprawę, że znacznie lepsze bezpieczeństwo danych wiąże się z dodatkowym logowaniem.
Niektórzy studenci mieli problemy, zwłaszcza jeśli nie skonfigurowali jeszcze swoich kont w obszarze „Moje usługi”. Mogli w pełni wykorzystać potencjał nowej poczty elektronicznej dopiero po zapisaniu konfiguracji i włączeniu usług M365. Choć momentami irytujący, ten etap był szczególnie pouczający, ponieważ pokazał, jak drobne zaniedbania mogą znacząco zakłócić codzienne życie w cyfrowym ekosystemie.
Z jakiego powodu przeprowadzono migrację? Przyczyn jest kilka. Po pierwsze, lepsze warunki współpracy w projektach badawczych są możliwe dzięki połączeniu z systemem kadrowym, co jest niezbędne ze względu na działania uniwersytetu zmierzające do internacjonalizacji. Po drugie, Microsoft 365, oprócz poczty e-mail, oferuje całą gamę narzędzi, takich jak Teams, OneDrive i Word Online. Oznacza to, że studenci otrzymują szczególnie dobre wsparcie w przygotowywaniu projektów, współpracy grupowej i nauczaniu na odległość.
Modyfikacja była zasadniczo nieunikniona z punktu widzenia bezpieczeństwa. W czasach rosnącej liczby ataków phishingowych, uwierzytelnianie wieloskładnikowe stało się powszechne w instytucjach rządowych i bankowych, stanowiąc obecnie integralny element codziennego życia akademickiego. Outlook stał się bardzo niezawodnym narzędziem, a coraz więcej studentów zauważa, że w ich skrzynkach odbiorczych pojawia się obecnie znacznie mniej fałszywych wiadomości e-mail.
Co więcej, ta modyfikacja wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji szkolnictwa wyższego. Outlook i pakiet Microsoft 365 są już wykorzystywane na wielu cenionych uniwersytetach, w tym na MIT i w Oksfordzie. Uniwersytet w Jyväskylä pokazuje swoje zaangażowanie w nowoczesność i wdrażając podobne podejście, przygotowuje studentów do pracy, w której te narzędzia są powszechne.
To ulepszenie jest szczególnie doceniane przez studentów zagranicznych uczestniczących w programach wymiany w Finlandii. Są oni znacznie bardziej przyzwyczajeni do Outlooka, co ułatwia również integrację. Jest to szczególnie korzystne w przypadku współpracy międzynarodowej, ponieważ sukces w coraz większym stopniu zależy od usuwania przeszkód technologicznych.
Studenci mają różne poglądy. Podczas gdy niektórzy podkreślają, że interfejs Outlooka jest mniej przyjazny dla użytkownika niż Gmaila, inni zachwycają się funkcjami integracji kalendarza i łatwością organizacji spotkań online. Mimo to krytycy zgadzają się, że bezpieczeństwo danych i spójność systemu HR to ważne zalety, których nie można przecenić.